Controlul ITM - tot ce trebuie să știi despre inspecția muncii, amenzi și obligațiile angajatorului

Rezumat:

1. ITM verifică respectarea legislației muncii și a normelor de sănătate și securitate în muncă, aplicând sancțiuni contravenționale pentru nereguli constatate, inclusiv amenzi între 3.000 și 10.000 lei și suspendarea activității în cazuri grave.
2. Documentele obligatorii precum REVISAL, dosarele de personal, registrul unic de control și evidențele SSM trebuie să fie corect întocmite și actualizate, întrucât lipsa acestora poate atrage amenzi și măsuri corective.
3. Pregătirea pentru control implică audituri interne periodice, instruirea responsabililor HR/SSM și colaborare deschisă cu inspectorii, toate acestea contribuind la evitarea sancțiunilor și la demonstrarea conformității.

Cuprins:
1. Ce înseamnă ITM și ce atribuții are în România?
2. Tipologii de controale efectuate de Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM)
3. Documente necesare pentru controlul ITM
4. Cum se desfășoară un control ITM?
5. Sancțiuni contravenționale aplicate de ITM pentru nerespectarea legislației muncii
6. Măsuri de conformare și bune practici pentru pregătirea inspecțiilor ITM

Ce înseamnă ITM și ce atribuții are în România?

Inspecția muncii este realizată de ITM-uri, instituții publice subordonate Ministerului Muncii și Protecției Sociale. Ele sunt principalul organism de control al relațiilor de muncă la nivel local.

ITM România funcționează pe baza Legii nr. 108/1999 și a Codului Muncii, având ca obiectiv principal garantarea respectării legislației muncii în toate aspectele sale.

Printre principalele atribuții ITM se numără:

• Controlul relațiilor de muncă: verificarea respectării contractelor de muncă, a timpului de lucru, a drepturilor la concediu, a modului de salarizare, inclusiv a cardurilor de masă, a cardurilor cadou și a altor beneficii flexibile oferite angajaților.
• Supravegherea securității și sănătății în muncă (SSM): prevenirea accidentelor de muncă și a bolilor profesionale, prin verificarea respectării normelor de securitate.
• Monitorizarea pieței muncii: verificarea respectării legilor privind angajarea, combaterea muncii la negru și a discriminării.

Un control ITM se bazează pe următoarele principii:

a) principiul proporționalității, care impune aplicarea de către personalul cu atribuții de control a unei sancțiuni în limitele prevăzute de actul normativ în temeiul căruia a fost constatată contravenția, raportat la gradul de pericol social al faptei săvârșite, ținând cont de împrejurările în care a fost săvârșită fapta, de modul și mijloacele de săvârșire a acesteia, de scopul urmărit, de urmarea produsă, precum și de circumstanțele personale ale contravenientului;

b) principiul imparțialității, care constă în promovarea unor soluții nepărtinitoare, raportat la aceeași categorie de situații de fapt;

c) principiul nediscriminării, care asigură egalitatea de tratament a angajatorilor în procesul de control.

Conform Legii 108/1999 actualizată, activitățile de control efectuate cu o frecvență ridicată la angajatorii care au încălcat în mod repetat legislația privind aplicarea dispozițiilor legale nu au caracter discriminatoriu și disproporționat.

Rezumând atribuțiile lor, inspectorii de muncă, ca funcționari publici, pot efectua controale, solicita documente, aplica sancțiuni și dispune măsuri pentru corectarea problemelor găsite.

Tipologii de controale efectuate de Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM)

Controlul ITM are mai multe forme, adaptate pentru a verifica diverse aspecte ale respectării legislației muncii:

1. Controalele de fond sunt cele mai ample verificări ITM. Ele analizează în detaliu modul în care angajatorii aplică legile muncii. Inspectorii verifică documentele de personal, contractele individuale de muncă, evidența timpului de lucru, respectarea normelor SSM (securitate și sănătate în muncă) și alte aspecte cruciale pentru relațiile de muncă.
2. Controalele tematice se concentrează pe aspecte specifice ale legislației și se desfășoară într-un timp mai scurt. De exemplu, pot viza timpul de lucru, salariul minim sau măsurile de protecția muncii. Această abordare oferă rapid o imagine detaliată asupra unui aspect specific, fără a necesita o analiză completă a tuturor domeniilor.
3. Controalele tip campanie sunt verificări inopinate, axate pe aspecte specifice și desfășurate în anumite domenii sau zone geografice. Scopul lor este de a combate probleme răspândite, cum ar fi munca la negru sau nerespectarea normelor de securitate în anumite sectoare. Indiferent de tipul controlului, inspectorii trebuie să întocmească un proces verbal cu constatările și măsurile dispuse.

Documente necesare pentru controlul ITM

Pregătirea corectă a documentelor de control pentru o vizită ITM este imperativă pentru a facilita inspecția și a evita sancțiuni. În aceste sens, inspectorii pot cere diverse documente, iar lipsa lor poate duce la amenzi.

Registrul unic de control este primul document verificat și trebuie să fie actualizat cu toate controalele anterioare. Actele constitutive ale firmei (certificatul de înmatriculare, autorizațiile de funcționare) sunt, de asemenea, necesare pentru a demonstra legalitatea activității.

Registrul general de evidență a salariaților (REVISAL/ REGES) trebuie să reflecte realitatea angajaților. Dosarele de personal, întocmite conform legislației ITM, trebuie să includă cereri de angajare, contractul individual de muncă, fișa postului, actele de studii, adeverințele medicale, acte de stare civilă și alte documente relevante. Acestea demonstrează respectarea drepturilor angajaților și conformitatea cu legea.

Contractul colectiv de muncă (dacă există), contractul individual de muncă și regulamentul intern stabilesc regulile specifice ale companiei. Evidența timpului de lucru, registrele de securitate și sănătate în muncă și documentele care atestă instruirea angajaților în domeniul SSM completează lista. Conform Legii nr. 208/2021, inspectorii pot solicita transmiterea documentelor electronic înainte de control, pentru a eficientiza verificarea. La final, se întocmește un proces verbal ITM, care trebuie respectat.

Cum se desfășoară un control ITM?

Un control ITM are o procedură clară, care respectă drepturile și obligațiile ambelor părți. Inspectorii ITM trebuie să se identifice și să prezinte ordinul de serviciu, care specifică scopul și durata controlului:

• Prima etapă a verificării ITM este examinarea registrului unic de control și a documentelor de bază ale angajatorului (acte constitutive, autorizații). Aceasta oferă o imagine de ansamblu asupra legalității activității și a istoricului controalelor.
• Apoi, inspectorii verifică documentele de personal și evidențele privind relațiile de muncă (contracte individuale de muncă, REVISAL, evidența timpului de lucru şi alte documente din dosarul angajatului, etc). Se analizează și respectarea normelor de securitate și sănătate în muncă, inclusiv documentele de instruire a angajaților și măsurile de protecție. Inspecția locului de muncă permite inspectorilor să evalueze direct condițiile de muncă și să identifice eventuale riscuri. În timpul controlului, inspectorii pot discuta cu angajații pentru a verifica respectarea drepturilor lor și pentru a obține informații suplimentare.
• Colaborarea cu inspectorii și furnizarea rapidă a documentelor ajută la un control eficient. Refuzul de a coopera sau obstrucționarea controlului sunt sancționate. Așa cum am menționat mai sus, la finalul vizitei, inspectorii întocmesc un proces verbal cu constatările și măsurile dispuse.

Sancțiuni contravenționale aplicate de ITM pentru nerespectarea legislației muncii

Potrivit dispozițiilor legale în vigoare, sancțiunile contravenționale aplicate de către inspectorii de muncă au ca scop principal asigurarea conformității cu normele de protecție a muncii, sănătate și securitate în muncă, precum și garantarea drepturilor angajaților. Gravitatea faptelor constatate, împreună cu efectele directe sau potențiale asupra raporturilor de muncă, determină cuantumul amenzii aplicabile.

Constituie contravenție gravă împiedicarea, sub orice formă, a inspectorilor de muncă în exercitarea atribuțiilor de serviciu, această faptă fiind sancționată contravențional cu amendă cuprinsă între 5.000 și 10.000 lei, în conformitate cu prevederile Codului Muncii și ale Legii nr. 108/1999 privind înființarea și organizarea Inspecției Muncii.

Neîndeplinirea ori neexecutarea măsurilor dispuse de către inspectorii de muncă în termenele stabilite atrage aplicarea unei sancțiuni contravenționale cu amendă între 3.000 și 10.000 lei, sancțiune menită să asigure caracterul executoriu al măsurilor de remediere și conformitate.

În temeiul art. 28 alin. (1) din Ordonanța Guvernului nr. 2/2001, contravenientul are posibilitatea achitării a jumătate din cuantumul minimului amenzii în termen de 15 zile de la data comunicării procesului-verbal de constatare și sancționare, această prevedere stimulând conformarea voluntară în regim rapid.

În situațiile în care se constată abateri grave și evidente care pot genera pericole iminente pentru securitatea și sănătatea lucrătorilor, inspectorul de muncă are prerogativa legală de a dispune suspendarea temporară a activității angajatorului până la remedierea deficiențelor, conform art. 22 din Legea nr. 319/2006 privind securitatea și sănătatea în muncă.

Măsuri de conformare și bune practici pentru pregătirea inspecțiilor ITM

Un sistem funcțional de conformare cu prevederile legislației muncii contribuie semnificativ la prevenirea sancțiunilor contravenționale și la menținerea unui climat organizațional legal și sigur. Altfel spus, o abordare proactivă presupune identificarea deficiențelor și remedierea acestora anterior oricărui control exercitat de către Inspecția Muncii.

Actualizarea permanentă a documentației obligatorii este un element-cheie pentru demonstrarea conformității:

→ Registrul Unic de Control – trebuie să fie completat cronologic și accesibil la orice moment.
→ Dosarele individuale de personal – să conțină contracte, acte adiționale, fișe de post și dovezi de instruire, dar şi cereri de angajare, CV, acte de stare civilă, acte de studii, etc
→ Pontajul / evidența timpului de muncă – să reflecte realitatea zilnică, în format clar și verificabil.

Realizarea de audituri interne, la intervale regulate, permite detectarea neconformităților și aplicarea măsurilor corective:

→ Auditul trebuie să acopere toate ariile relevante: relații de muncă, securitate și sănătate în muncă, salarizare, timpul de lucru și repaus.

Instruirea personalului responsabil de HR și SSM este esențială pentru aplicarea corectă a normelor:

→ Responsabilii desemnați trebuie să cunoască legislația aplicabilă și să asigure implementarea procedurilor interne conforme.

Comunicarea structurată și transparentă în timpul inspecției favorizează o relație de colaborare cu autoritatea de control:

→ Documentele se furnizează prompt, în forma cerută.
→ Întrebările se abordează cu claritate, fără omisiuni sau ambiguități.

Prin urmare, respectarea acestor bune practici reduce riscul de sancțiuni și consolidează poziția angajatorului ca operator economic conform și responsabil.

Încheind, conformitatea cu reglementările Inspecției Muncii trebuie tratată ca parte integrantă a managementului operațional. Din acest motiv, menținerea documentației în ordine, instruirea personalului și colaborarea corectă cu inspectorii nu sunt opționale, ci mecanisme de control intern care reduc riscurile și asigură continuitatea activității în condiții legale.

Referințe:

• Legea 108/1999 pentru înființarea și organizarea Inspecției Muncii https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/137525;
• Legea 208/2021 https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/244843;
• Legea 319/2006 a securităţii si sănătăţii în muncă https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocumentAfis/73772.