Declarația Pluxee România privind Protecția Datelor

Confidențialitatea datelor dumneavoastră este foarte importantă pentru Pluxee Romania și Grupul Pluxee.

Noi, Pluxee Romania, am elaborat această Declarație privind Protecția Datelor pentru ca dumneavoastră să înțelegeți cum și de ce colectăm, utilizăm, stocăm, partajăm, transmitem, transferăm, ștergem sau prelucrăm în alt mod (colectiv „prelucrăm”) Datele dumneavoastră cu Caracter Personal. Această Declarație descrie, de asemenea, măsurile pe care le luăm pentru a asigura protecția Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal. Totodată, vă vom informa cum ne puteți contacta pentru a răspunde la orice întrebări sau solicitări pe care le-ați putea avea cu privire la protecția datelor.

Care este scoopul acestei Declarații privind Protecția Datelor? 

Domeniul de aplicare teritorial 

Prezenta Declarație se aplică activităților desfășurate în toate zonele geografice în care operăm sub numele „Pluxee România” (denumit în continuare,  „Pluxee”), în măsura în care se aplică legile europene privind protecția datelor, printre care și Regulamentul General privind Protecția Datelor (sau „GDPR”).

Domeniul de aplicare material 

Prezenta Declarație se aplică prelucrării Datelor cu Caracter Personal efectuate de către Pluxee România, acționând în calitate de Operator de Date. Datele cu Caracter Personal sunt colectate direct sau indirect de  Pluxee România, de la toate persoanele fizice, incluzând, dar fără a se limita la, actuali, foști sau potențiali candidați pentru locuri de muncă, angajați, clienți, consumatori, comercianți, afiliați, furnizori, contractanți, acționari sau orice terțe părți; „Datele cu Caracter Personal” fiind definite ca orice date care se referă la o persoană fizică identificată sau identificabilă sau la o persoană care poate fi identificată prin mijloace care pot fi utilizate în mod rezonabil.
Acest document are un domeniu de aplicare general și poate fi completat prin politici sau note de confidențialitate mai specifice, în funcție, de exemplu, de tipul activităților de prelucrare, de locul desfășurării acestora.

Cum vor fi colectate și prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal?

Conformitatea cu legile europene privind protecția datelor și cu orice legi locale suplimentare privind protecția datelor

Ne angajăm să respectăm orice legislație aplicabilă referitoare la Datele cu Caracter Personal și ne vom asigura că acestea sunt colectate și prelucrate în conformitate cu prevederile legilor europene de protecție a datelor și cu alte legi specifice locale aplicabile, dacă este cazul.

Pe ce bază legală sunt prelucrate Datele dumneavoastră cu Caracter Personal?

Nu colectăm și nu prelucrăm Date cu Caracter Personal fără a avea un motiv legal pentru a face acest lucru. Ar putea fi necesar să colectăm și să prelucrăm datele dumneavoastră atunci când este necesar pentru executarea unui contract la care sunteți parte, pentru respectarea unei obligații legale la care suntem supuși sau, acolo unde este necesar, cu consimțământul dumneavoastră prealabil. De asemenea, putem colecta și prelucra datele dumneavoastră pentru interesele legitime ale Pluxee, cu excepția cazului în care peste aceste interese prevalează interesele sau drepturile și libertățile dumneavoastră fundamentale.

Atunci când colectăm și prelucrăm Datele dumneavoastră cu Caracter Personal, vă vom furniza o notă de informare corectă și completă sau o Politică de confidențialitate conținând informații despre cine este responsabil pentru prelucrare, în ce scopuri sunt prelucrate datele, cine sunt destinatarii, care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita etc., cu excepția cazului în care acest lucru este imposibil sau necesită eforturi disproporționate.

Atunci când legea o cere, vă vom solicita consimțământul prealabil (de exemplu, înainte de a colecta orice Date cu Caracter Personal Sensibile).

Care este scopul prelucrării Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal?

Datele dumneavoastră sunt întotdeauna colectate în scopuri specificate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu acele scopuri.

Atunci când Pluxee acționează în scopuri proprii, datele dumneavoastră sunt prelucrate în principal pentru, dar fără a se limita la, următoarele scopuri:

  • Emiterea biletelor de valoare si alocarea lor conform Legii 165/2018
  • recrutare și managementul resurselor umane;
  • contabilitate;
  • management financiar și nefinanciar, control, audit, raportare și comunicare;
  • trezorerie și management fiscal;
  • managementul riscului;
  • managementul mediului de sănătate și securitate al angajaților;
  • furnizarea de identități digitale și servicii tehnice și IT;
  • managementul securității informațiilor;
  • asigurarea securității activelor și a sediilor;
  • managementul relațiilor cu clienții, inclusiv facturarea și plata;
  • servicii pentru clienți;
  • managementul ofertelor, vânzărilor și marketingului;
  • comunicare internă și externă și managementul evenimentelor;
  • operațiuni de analiză a datelor;
  • conformitatea cu obligațiile de combatere a spălării banilor sau orice alte cerințe legale, management juridic corporativ;
  • gestionarea afacerilor publice și a CSR („Responsabilitatea Socială Corporativă”);
  • implementarea proceselor și programelor de etică și conformitate.

Pentru cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal ?

Pluxee va menține acuratețea Datelor cu Caracter Personal prelucrate și, acolo unde este necesar, le va actualiza. De asemenea, vom păstra Datele cu Caracter Personal doar atât timp cât este necesar pentru scopurile în care au fost colectate. Perioada de stocare poate fi prelungită în cazul în care Datele dumneavoastră cu Caracter Personal sunt încă necesare pentru a îndeplini orice cerințe legale, contabile sau de raportare și, acolo unde este necesar ca Pluxee să își exercite sau să se apere împotriva unor acțiuni în justiție, până la sfârșitul perioadei de retenție relevante sau până când pretențiile în cauză au fost soluționate.

Dacă doriți să aflați mai multe despre perioadele noastre specifice de retenție pentru Datele dumneavoastră cu Caracter Personal, puteți contacta Responsabilul nostru cu Protecția Datelor la adresa privacy.ro@pluxeegroup.com .

La expirarea perioadei de retenție aplicabile, vom distruge sau anonimiza în siguranță Datele dumneavoastră cu Caracter Personal, în conformitate cu legile și reglementările aplicabile.

Cum păstrăm datele dumneavoastră personale confidențiale și în siguranță?

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja Datele cu Caracter Personal împotriva modificării sau pierderii accidentale ori ilegale, sau împotriva utilizării, dezvăluirii sau accesului neautorizat, în conformitate cu principiile securității sistemelor.

Luăm, atunci când este cazul, toate măsurile rezonabile bazate pe principiile protecției datelor începând cu momentul conceperii (privacy by design) și protecției implicite a datelor (privacy by default), pentru a implementa garanțiile necesare și pentru a proteja prelucrarea Datelor cu Caracter Personal. De asemenea, efectuăm, în funcție de nivelul de risc generat de prelucrare, o Evaluare a Impactului asupra Confidențialității („PIA”) pentru a adopta măsuri de siguranță adecvate și pentru a asigura protecția Datelor cu Caracter Personal. Totodată, oferim garanții de securitate suplimentare pentru datele considerate a fi Date cu Caracter Personal sensibile.

Cine ar putea avea access la datele dumneavoastră cu caracter personal?

 Partajăm Datele dumneavoastră cu Caracter Personal în următoarele circumstanțe:

  • cu entitățile care colaborează cu Pluxee România sub aceeași marcă „Pluxee” (denumite în general „entitățile Grupului Pluxee” sau „entitățile Pluxee”);
  • cu părți terțe, inclusiv anumiți furnizori de servicii pe care i-am contractat în legătură cu scopurile descrise în politica de Confidențialitate și cu serviciile pe care le oferim;
  • cu companii care furnizează servicii de verificare privind combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, precum și în alte scopuri de prevenire a fraudei și a criminalității, și cu companii care furnizează servicii similare, inclusiv instituții financiare și organisme de reglementare cu care sunt partajate aceste Date cu Caracter Personal;
  • cu autorități judiciare, autorități de aplicare a legii, organisme de reglementare, oficiali guvernamentali sau avocați ori alte părți, atunci când este în mod rezonabil necesar pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță (legal sau echitabil), sau în scopul unui proces confidențial de soluționare alternativă a litigiilor;
  • cu furnizori de servicii pe care îi angajăm în interiorul sau în afara Pluxee, în țară sau în străinătate, pentru a prelucra Datele cu Caracter Personal pentru oricare dintre scopurile enumerate mai sus, în numele nostru și numai în conformitate cu instrucțiunile noastre și cu respectarea obligatiilor legale în sarcina noastră ca Operator de Date;
  • în cazul în care vindem sau cumpărăm orice afacere sau active, caz în care putem dezvălui Datele dumneavoastră cu Caracter Personal potențialului vânzător sau cumpărător al respectivei afaceri sau al respectivelor active, căruia îi cesionăm sau îi novăm oricare dintre drepturile și obligațiile noastre.

Vor fi datele dumneavoastră personale transferate înafara UE/ SEE? 

Legislația europeană privind protecția datelor nu permite transferul Datelor cu Caracter Personal către țări terțe din afara Spațiului Economic European („SEE”) care nu asigură un nivel adecvat de protecție a datelor. 

E posibil ca unele dintre țările terțe în care Pluxee operează în afara SEE să nu ofere același nivel de protecție a datelor România și nu sunt recunoscute de către Comisia Europeană ca oferind un nivel adecvat de protecție pentru drepturile persoanelor la confidențialitatea datelor.

Pentru transferurile Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal către astfel de țări, fie către entități din cadrul sau din afara Grupului Pluxee, Pluxee România a implementat garanții adecvate pentru a vă proteja Datele cu Caracter Personal. 

Care sunt drepturile dumneavoastră în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal și cum vă puteți exercita aceste drepturi? 

Pluxee România se angajează să asigure protecția drepturilor dumneavoastră conform legilor aplicabile privind protecția datelor. Veți găsi mai jos un tabel care rezumă diferitele dumneavoastră drepturi: 

Drepturi Descrierea drepturilor dumneavoastră
Dreptul de access si rectificare  Puteți obține toate informațiile enumerate la Art. 15 din GDPR și/sau puteți solicita o copie a Datelor cu Caracter Personal pe care le deținem despre dumneavoastră. De asemenea, puteți solicita rectificarea Datelor cu Caracter Personal inexacte sau completarea Datelor cu Caracter Personal incomplete.
Dreptul de ștergere 

Dreptul dumneavoastră de a fi uitat vă oferă posibilitatea de a solicita ștergerea Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal în cazurile în care:

  • datele nu mai sunt necesare pentru scopul în care au fost colectate;
  • alegeți să vă retrageți consimțământul;
  • vă opuneți prelucrării Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal;
  • Datele dumneavoastră cu Caracter Personal au fost prelucrate ilegal;
  • există o obligație legală de a vă șterge Datele cu Caracter Personal.

 
Dreptul la restricționarea prelucrării 

Puteți solicita restricționarea prelucrării Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal în cazurile în care:

  • contestați exactitatea Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal;
  • nu mai avem nevoie de Datele dumneavoastră cu Caracter Personal în scopul prelucrării;
  • v-ați opus prelucrării din motive legitime.
  • prelucrarea Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal este nelegală și vă doriți restricționarea utilizării lor în locul ștergerii definitive
Dreptul la portabilitatea datelor 

Puteți solicita, acolo unde este cazul, portabilitatea Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat, și aveți dreptul de a transmite aceste date unui alt Operator fără obstacole din partea noastră, atunci când:

  • prelucrarea Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau pe un contract; și
  • prelucrarea este efectuată prin mijloace automate.
  • De asemenea, puteți solicita ca Datele dumneavoastră cu Caracter Personal să fie transmise direct către o terță parte la alegerea dumneavoastră (acolo unde acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic).
Dreptul de a obiecta  Vă puteți opune (adică vă puteți exercita dreptul de „opt-out”) prelucrării Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal, în special în ceea ce privește crearea de profiluri sau comunicările de marketing. Atunci când prelucrăm Datele dumneavoastră cu Caracter Personal pe baza consimțământului dumneavoastră, vă puteți retrage acest consimțământ în orice moment. Dreptul de obiecțiune la prelucrarea datelor se întinde însă doar în privința operațiunilor de prelucrare, ne-necesare pentru executarea propriu-zisă a contractului din care faceți parte, în caz contrar obiecțiunea putând genera o imposibilitate de prestare a serviciilor.
Dreptul de a nu fi obiectul unor decizii automate  Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care vă privesc sau vă afectează în mod semnificativ..
Dreptul de a depune o plângere  Aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea de Supraveghere a Protecției Datelor din România (ANSPDCP), indiferent dacă ați suferit sau nu daune. De asemenea, aveți dreptul de a depune plângerea în fața instanțelor de judecată din România.
Dreptul de a vă retrage consimțământul  In circumstanțele în care v-ați dat consimțământul specific pentru colectarea, prelucrarea și transferul informațiilor dumneavoastră cu caracter personal într-un anumit scop, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul pentru acea prelucrare specifică, în orice moment. Atunci când vă oferiți consimțământul, vi se va pune la dispoziție, de regulă, și metoda de a-l retrage. Odată ce am primit notificarea privind retragerea consimțământului dumneavoastră pentru prelucrările opționale, nu vă vom mai prelucra informațiile în scopul sau scopurile cu care ați fost de acord inițial în privința prelucrărilor opționale, cu excepția cazului în care avem un alt temei legitim prevăzut de lege pentru a face acest lucru.

Pentru exercitarea acestor drepturi puteți: 

  • Utilizați formularul web online pentru solicitări : Acest sistem electronic vă permite să vă autentificați și să urmăriți progresul solicitării dumneavoastră, să vizualizați și să trimiteți mesaje și să vă consultați documentele în siguranță. Acest sistem este furnizat de OneTrust, iar după efectuarea solicitării, veți primi detalii despre modul de autentificare.
  • De asemenea, puteți transmite întrebări sau reclamații responsabilului local pentru confidențialitate prin e-mail la privacy.ro@pluxeegroup.com .

În general nu se percep taxe 

Nu va fi necesar să achitați o taxă pentru accesarea datelor dvs. cu caracter personal sau pentru exercitarea oricărui alt drept. Totuși, vă putem cere o anumită taxă dacă cererea de access este nefondata sau excesivă. Alternativ, am putea refuza să dăm curs solicitării dvs. in astfel de circumstanțe. 

Ce am putea avea nevoie de la dumneavoastră: 

Am putea avea nevoie să solicităm informații specifice de la dvs. pentru a ne ajuta să vă confirmăm identitatea și să vă asigurăm dreptul de access la informații ( sau pentru exercitarea oricărui alt drept). Aceasta este o altă metodă de Securitate adoptată pentru a ne asigura că datele personale nu sunt dezvăluite către orice persoană care ar putea să nu aibă dreptul să le cunoască .

Vom modifica această declarație?

Am putea actualiza această declarație din când în când dacă se schimbă cerințele de business sau cerințele legale. Dacă vom face modificări semnificative vom posta un anunț pe website-ul nostrum când schimbările operează. 

Cum ne puteți contacta? 

Dacă aveți întrebări, comentarii sau solicitări în legătura cu această Declarație le puteți trimite la Ofițerul însarcinat cu protecția datelor la adresa: privacy.ro@pluxeegroup.com .