Dosar personal angajat: acte necesare și reguli de gestionare corectă

În acest articol vei descoperi ce acte sunt necesare pentru angajare, care este rolul complet al dosarului personal și cum poate fi gestionat corect, astfel încât să asiguri conformitatea cu cerințele legale. Totodată, vei înțelege ce implicații are nerespectarea acestor reguli și ce măsuri poți adopta pentru a preveni eventualele probleme, construind un sistem de evidență eficient.

Aceste obligații privind dosarul personal al salariatului sunt reglementate de HG 905/2017, registru cunoscut și sub numele de Revisal in vigoare de la 19 decembrie 2017 până la 30 decembrie 2025, abrogat şi înlocuit prin HG 295/2025.

Rezumat

• Dosarul personal al angajatului este o obligație legală - conform legislației muncii, fiecare angajator trebuie să întocmească și să păstreze acest dosar, care devine fundamentul relației de muncă.
• Un dosar complet și actualizat reduce riscurile legale - prezența tuturor actelor necesare previne sancțiuni, litigii și asigură o administrare eficientă a resurselor umane.
• Gestionarea și actualizarea corectă asigură transparență - o organizare logică și revizuirea periodică a dosarelor oferă o imagine clară asupra traseului profesional și sprijină luarea deciziilor în HR.

Cuprins
1. Care este importanța dosarului personal al angajatului și ce conține acesta?
2. Acte necesare pentru angajare - lista completă cu documentele de bază
3. Documente obligatorii în dosarul personal al salariatului - elemente esențiale
4. Cum se realizează gestionarea și păstrarea dosarului personal al angajatului?
5. Actualizarea dosarului personal al angajatului - când și cum se face corect?

Care este importanța dosarului personal al angajatului și ce conține acesta?

Conform H.G. nr. 500/2011, in vigoare de la 01 august 2011 până la 18 decembrie 2017, fiind abrogată şi înlocuita prin HG 905/2017, care la rândul ei a fost abrogată și înlocuită prin HG 295/2025, fiecare angajator din România are obligația de a întocmi și păstra un dosar personal pentru fiecare salariat cu contract individual de muncă. Acesta nu este doar un simplu set de documente, ci o evidență centralizată a actelor de angajare și a tuturor documentelor relevante generate pe parcursul relației de muncă. Importanța acestui dosar derivă din necesitatea angajatorului de a demonstra respectarea legislației muncii și de a răspunde solicitărilor autorităților, precum Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM).

Formatul și accesibilitatea dosarului personal

În ceea ce privește forma de păstrare, dosarul de personal poate fi organizat:

• în format fizic (documente pe hârtie, arhivate în bibliorafturi dedicate);
• în format digital, prin intermediul unor aplicații specializate pentru resurse umane.

Indiferent de format, angajatorul trebuie să poată prezenta rapid dosarul, la solicitarea inspectorilor ITM sau a altor autorități competente. Astfel, dosarul devine fundamentul legal al relației de muncă, demonstrând transparența și corectitudinea în gestionarea resurselor umane.

Rolul conținutului complet al dosarului personal

Un dosar de personal complet și actualizat contribuie semnificativ la buna desfășurare a proceselor administrative interne. Printre beneficiile principale se numără:

- Facilitarea gestionării rapide și eficiente a situațiilor ca:

• evaluări de performanță;
• promovări;
• modificări contractuale;
• încetarea relației de muncă.

- Prezența tuturor documentelor obligatorii reduce riscurile legale pentru angajator, evitând:

• amenzi;
• litigii costisitoare.

- Conținutul dosarului este bine reglementat prin legislație, ceea ce:

• asigură standardizarea proceselor de lucru;
• ușurează auditarea internă și externă.

Standardizarea și avantaje în managementul resurselor umane

Respectarea cadrului legal privind conținutul și organizarea dosarului personal contribuie la crearea unui sistem corect și eficient de management al resurselor umane. În acest mod, fiecare angajat beneficiază de un traseu profesional bine evidențiat, iar angajatorul de o imagine clară asupra istoricului fiecărui salariat, ușurând luarea deciziilor administrative sau de carieră.

Acte necesare pentru angajare - lista completă cu documentele de bază

Pentru a întocmi corect dosarul personal al unui angajat, este esențial să cunoști toate actele necesare pentru angajare. Aceste documente reprezintă baza legală a relației de muncă și sunt obligatorii conform legislației din România. În acest context, întrebarea „ce trebuie să conțină dosarul de personal” are un răspuns bine reglementat, fiecare document având rolul său în respectarea cadrului legal.

Un dosar complet nu doar că asigură conformitatea cu cerințele legale, ci previne și riscurile juridice, sprijinind o administrare eficientă a resurselor umane. În plus, oferă transparență în relațiile de muncă și facilitează procese ca recrutarea, evaluarea sau încetarea contractului.

Documente de bază obligatorii conform legislației

Principalele documente necesare pentru angajare, conform H.G. nr. 500/2011, includ următoarele:

• Copie a actului de identitate - poate fi buletinul, cartea de identitate, pașaportul sau dovada de rezidență pentru cetățenii străini. Acest document stă la baza oricărui contract individual de muncă și este absolut necesar pentru identificare oficială.
• Copii ale actelor de studii - diplome, certificate de absolvire sau adeverințe care atestă calificarea necesară pentru postul respectiv. Aceste documente sunt solicitate pentru a demonstra experiența și pregătirea profesională a viitorului angajat.
• Avizul medicului de medicina muncii - fișa de aptitudini care atestă capacitatea de muncă a candidatului. Acest document este esențial pentru protejarea sănătății angajatului și pentru prevenirea riscurilor la locul de muncă.
• Certificate de instruire - copii ale certificatelor de participare la cursuri de perfecționare, dacă acestea sunt relevante pentru post. Ele confirmă parcurgerea unor programe de formare suplimentare și susțin dezvoltarea profesională.
• Contractul individual de muncă, alături de fișa postului; actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă;

Documente suplimentare în funcție de specificul postului

În funcție de activitatea și cerințele fiecărui post, angajatorul poate solicita și alte documente. Este foarte important să informezi corect candidații despre ce acte trebuie pentru angajare, pentru a evita întârzieri sau neconcordanțe la semnarea contractului de muncă.

Fiecare angajator stabilește lista completă a documentelor cerute în funcție de caracteristicile și riscurile postului oferit. Asigură-te că specifici clar aceste cerințe încă din anunțul de angajare, pentru a simplifica și accelera procesul de recrutare și selecție.

Documente obligatorii în dosarul personal al salariatului - elemente esențiale

Un aspect esențial în gestionarea resurselor umane este asigurarea că dosarul personal al fiecărui salariat conține toate documentele obligatorii. Aceste acte nu doar că respectă cerințele legale, dar servesc și ca o evidență centralizată a carierei și drepturilor fiecărui angajat în companie.

Conform art. 8 alin. 1 din H.G nr. 500/2011, documentele obligatorii pe care angajatorul trebuie să le colecteze și arhiveze în dosarul de personal sunt:

• Actele de identificare - copii ale documentelor de identitate, cum ar fi buletinul sau cartea de identitate. Aceste documente sunt indispensabile pentru recunoașterea oficială a angajatului, pentru completarea registrului de evidență a salariaților și pentru orice procedură legală ulterioară.
• Actele de studii - diplome, certificate sau adeverințe care atestă pregătirea profesională și gradul de calificare necesar pentru postul ocupat. Acestea oferă angajatorului și autorităților dovada că persoana deține competențele solicitate prin fișa postului.
• Documentele medicale - avizul medicului de medicina muncii (fișa de aptitudini). Acest document certifică faptul că angajatul este apt să desfășoare activitățile atribuite și că nu există riscuri de sănătate la locul de muncă, protejând atât angajatorul, cât și angajatul.
• Contractul individual de muncă - documentul central al relației de muncă. Acesta trebuie să fie însoțit de oferta de angajare și de fișa postului, care detaliază atribuțiile, responsabilitățile, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă; și, după caz, beneficiile flexibile pe care le poate primi angajatul. Aceste documente sunt fundamentul tuturor drepturilor și obligațiilor părților implicate.

Acte adiționale și beneficii extra-salariale

Pe lângă aceste documente principale, dosarul de personal poate conține și alte acte necesare pentru urmărirea relației contractuale, precum actele adiționale referitoare la executarea, suspendarea sau modificarea contractului de muncă. Totodată, se includ cererile pentru concedii, cererile și declarațiile pe propria răspundere pentru acordarea deducerilor personale sau alte beneficii.

Nu trebuie omise nici documentele legate de beneficii extra-salariale, cum ar fi cardurile de masă, cardurile cadou , cardurile culturale sau cardurile de vacanță, care atestă pachetul complet de compensații primite de angajat. Aceste documente reflectă nu doar respectarea legislației, ci și atenția acordată de angajator bunăstării și motivării colectivului de muncă.

Acoperirea completă a acestor categorii de documente asigură atât transparență și siguranță pentru angajat, cât și control și conformitate pentru angajator.

Cum se realizează gestionarea și păstrarea dosarului personal al angajatului?

Pentru o gestionare eficientă, este esențială adoptarea unei structuri unitare care să faciliteze actualizarea și accesul rapid la informații. O organizare logică contribuie la eficiența proceselor administrative, reducând riscurile de pierdere sau întârziere în actualizarea documentelor.

Structura recomandată a dosarului de personal

Structura recomandată include următoarele categorii, fiecare având un rol bine definit în evidența informațiilor despre angajat:

• Contractul de muncă și actele adiționale - acestea trebuie păstrate în ordine cronologică, pentru a permite urmărirea evoluției relației contractuale dintre angajat și angajator.
• Documente medicale - dosarul va cuprinde fișa de aptitudini emisă de medicul de medicina muncii și alte avize medicale relevante pentru activitatea angajatului.
• Documente personale - sunt incluse copiile actelor de identitate și ale documentelor care atestă starea civilă, esențiale pentru identificarea corectă a fiecărui angajat.
• Acte de studii - conține diplome și certificate de calificare sau absolvire, care dovedesc pregătirea profesională a salariatului.
• Evaluări și fișa postului - se includ documentele care reflectă performanța angajatului, precum evaluările periodice și fișa postului semnată.
• Declarații ale salariatului - se referă la declarațiile pe propria răspundere pentru diverse aspecte solicitate de legislație sau de politica internă a companiei.
• Alte documente - cum ar fi: acordul angajatului cu privire la procesarea datelor cu caracter personal, conform reglementărilor GDPR; cazierul judiciar; livretul militar; recomandări de la locurile de muncă anterioare;

Respectarea legislației privind păstrarea documentelor

Păstrarea dosarului trebuie să respecte prevederile legale privind protecția datelor cu caracter personal. La solicitarea scrisă a angajatului, angajatorul este obligat să elibereze copii ale documentelor conținute în dosar, asigurând astfel transparență și acces legal la informații.

Actualizarea dosarului personal al angajatului - când și cum se face corect?

Actualizarea dosarului personal reprezintă o activitate continuă pentru conformitatea legală. Aceasta asigură că informațiile reflectă situația actuală a angajatului și evoluția sa profesională. Un dosar personal bine actualizat este relevant nu doar din perspectiva inspecțiilor autorităților, ci și pentru managementul eficient al resurselor umane.

Momente și criterii pentru actualizarea dosarului personal al angajatului

Momentele cheie pentru actualizare sunt:

• La modificarea contractului individual de muncă - orice schimbare legată de funcție, salariu, program de lucru, sau alte clauze contractuale trebuie actualizată imediat în dosar prin adăugarea actului adițional corespunzător.
• La obținerea de noi calificări sau certificări - atunci când angajatul finalizează cursuri de perfecționare sau obține diplome/atestări relevante, copiile acestor documente trebuie depuse la dosarul personal pentru a demonstra dezvoltarea profesională.
• La schimbarea funcției sau responsabilităților - promovările, transferurile sau atribuirea unor noi sarcini trebuie însoțite de actualizarea fișei postului și, după caz, a criteriilor de evaluare.
• La evaluările periodice de performanță - rezultatele evaluărilor trebuie arhivate pentru a susține deciziile de resurse umane și pentru a avea o imagine clară a progresului angajatului.
• La solicitarea angajatului pentru schimbări personale - orice modificare privind datele personale (stare civilă, adresă, cont bancar, etc.) necesită actualizarea documentelor și includerea acestora în dosar, în conformitate cu cerințele de confidențialitate.

Procesul corect presupune verificarea periodică a documentelor, solicitarea actelor necesare de la angajat și arhivarea corespunzătoare a informațiilor noi, respectând protecția datelor personale. Recomandat este ca departamentul de resurse umane să stabilească proceduri interne clare pentru actualizare și să informeze angajații despre obligația de a comunica orice schimbare relevantă.

În concluzie, menținerea unui dosar personal complet și actualizat nu este doar o obligație legală, ci și o practică esențială pentru o gestionare eficientă a resurselor umane. Asigură-te că ai toate documentele necesare, actualizează-le periodic și respectă legislația privind protecția datelor personale.

Pentru a evita potențialele probleme, verifică periodic dosarele angajaților, solicită documentele lipsă și informează angajații despre importanța acestui proces. O gestionare corectă a dosarelor personale contribuie la o relație de muncă transparentă și la succesul organizațional.

Următorul pas? Implementează un sistem eficient de gestionare a dosarelor personale și asigură-te că echipa ta HR este bine informată și pregătită să facă față oricăror provocări.

Referințe
HOTĂRÂRE nr. 500 din 18 mai 2011