Cheltuieli nedeductibile - lista completă și impact asupra impozitului pe profit

Cuprins
1. Ce sunt cheltuielile nedeductibile și cum afectează impozitul pe profit?
2. Lista completă a cheltuielilor nedeductibile conform legislației fiscale
3. Impactul cheltuielilor nedeductibile asupra profitului impozabil
4. Exemplu practic de calcul al cheltuielilor de protocol nedeductibile
5. Strategii de optimizare fiscală în contextul cheltuielilor nedeductibile
6. Consecințe ale clasificării eronate a cheltuielilor nedeductibile

Ce sunt cheltuielile nedeductibile și cum afectează impozitul pe profit?

Cheltuielile nedeductibile reprezintă acele cheltuieli pe care o companie nu le poate scădea din venitul impozabil în momentul calculării impozitului pe profit. Acestea nu sunt  recunoscute de Codul Fiscal ca fiind direct legate de desfaşurarea activităţii economice sau  nu respectă criteriile de deductibilitate prevăzute de legislaţia fiscală  și, prin urmare, nu reduc baza de impozitare a profitului fiscal. În esență, sunt cheltuieli pe care statul nu le recunoaște ca fiind necesare pentru desfăşurarea activităţii economice ale contribuabilului.

Efectul cheltuielilor nedeductibile asupra impozitului pe profit este considerabil. Ele măresc baza de impozitare, deoarece nu pot fi scăzute din veniturile fiscale. Asta înseamnă un impozit pe profit mai mare de plătit, ceea ce reduce profitul net al companiei. Prin urmare, este esențial să identifici corect aceste cheltuieli și să înțelegi impactul lor asupra obligațiilor fiscale ale firmei tale.

Lista completă a cheltuielilor nedeductibile conform legislației fiscale

Din punct de vedere fiscal, cheltuielile deductibile sunt cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, deductibile integral si deductibile limitat conform prevederilor fiscale, in timp ce cheltuielile nedeductibile sunt cele care nu sunt efectuate în scopul desfășurării activității economice (art. 25 din Codul Fiscal).

Astfel, conform Codului Fiscal din România, următoarele categorii de cheltuieli cel mai des întâlnite în activitatea unei entităţi, nu sunt deductibile la calculul impozitului pe profit:

• Cheltuielile cu impozitul pe profit datorat, inclusiv diferențele din anii anteriori sau din anul curent;
• Impozitul pe profit sau pe venit plătit în alte țări;
• Impozitele cu reţinere la sursă plătite în numele nerezidenţilor (nu reţinute din sumele plătite acestora);
• Amenzi, confiscări, dobânzi, penalități de întârziere datorate autorităților române sau străine, cu excepția celor aferente contractelor încheiate cu aceste autorități;
• Cheltuielile de sponsorizare, mecenat și cele privind bursele private (acestea reprezintă credit fiscal);
• Costurile cu servicii de management, consultanță, asistență sau alte servicii, dacă sunt prestate de entități din state cu care România nu are un acord de schimb de informații (cu state care se regăsesc în anexa I din Lista UE a jurisdicţiilor necooperante în scopuri fiscale şi doar dacă sunt clasificate ca tranzacţii artificiale), dar şi dacă nu exista documente justificative care sa dovedească ca sunt prestate, în cazul serviciilor, în scopul desfăşurării activităţii economice a entităţii;
• ­Cheltuieli în favoarea acționarilor/asociaților, altele decât cele generate de plăți pentru bunurile livrate sau serviciile prestate contribuabilului, la prețul de piață pentru aceste bunuri sau servicii (cheltuieli cu chiria, și întreținerea spațiilor puse la dispoziție acestora; bunuri, mărfuri şi servicii acordate în favoarea acestora);
• Primele de asigurare care nu se referă la activele și riscurile activității tale, cu excepția celor care privesc bunurile reprezentând garanție bancară pentru creditele utilizate în desfășurarea activității pentru care este autorizat contribuabilul sau utilizate în cadrul unor contracte de închiriere sau de leasing, potrivit clauzelor contractuale;
• Pierderile din scoaterea din evidență a creanțelor neîncasate, pentru partea care nu este acoperită de provizion (cu anumite excepţii cum ar fi: punerea în aplicare a unui plan de reorganizare confirmat printr-o sentinţă judecatorească; procedura de faliment a debitorilor închisă pe baza hotărârii judecătoreşti; debitor dizolvat, au fost încheiate asigurări, etc- art. 25, alin. (4), lit. h) din Codul Fiscal);
• Cheltuielile înregistrate în contabilitate fără un document justificativ;
• Cheltuielile societăților pentru lipsurile sau deteriorările de stocuri sau mijloace fixe amortizabile, dacă nu sunt imputabile (cu excepţiile prevăzute la art. 25, alin. (4) lit. c) din Codul Fiscal;
• Cheltuielile aferente veniturilor neimpozabile;
• Cheltuielile înregistrate în evidența contabilă, indiferent de natura lor, dovedite ulterior ca fiind legate de fapte de corupție;
• Cheltuielile cu deprecierea mijloacelor fixe, dacă reevaluarea lor a dus la o scădere a valorii;
• Cheltuielile cu taxele, contribuțiile și cotizațiile către organizațiile neguvernamentale sau asociațiile profesionale care au legătură cu activitatea desfășurată de contribuabili și care depășesc echivalentul în lei a 4.000 euro anual, exceptand cele prevăzute de legislaţia specifică sau taxele de înscriere, cotizațiile și contribuțiile datorate către camerele de comerț și industrie, organizațiile patronale și organizațiile sindicale;
• Cheltuielile cu beneficiile acordate salariaților în instrumente de capitaluri cu decontare în acțiuni. Acestea reprezintă elemente similare cheltuielilor la momentul acordării efective a beneficiilor;
• Cheltuielile cu beneficiile acordate salariaților în instrumente de capitaluri cu decontare în numerar la momentul acordării efective a beneficiilor, dacă acestea nu sunt impozitate cu impozit pe venit;
• Altele

În categoria cheltuielilor cu tratament fiscal special (cheltuieli deductibile limitat) se încadrează anumite beneficii oferite angajaților, cum ar fi cardurile de masă, cardurile cadou, sau tichetele de vacanță. Acestea sunt 100% deductibile dacă sunt respectate anumite condiții și limite clar stabilite de lege. De exemplu, cardurile de masă și tichetele de vacanță sunt deductibile în limita plafonului prevăzut pentru cheltuieli sociale (5% din fondul de salarii), iar cardurile cadou sunt deductibile doar dacă sunt acordate cu ocazii speciale și nu depășesc 300 lei/angajat/eveniment. 

Această listă detaliată te ajută să identifici cu precizie cheltuielile care nu pot fi deduse din venitul impozabil. Înțelegerea acestor categorii este esențială pentru a calcula corect impozitul pe profit și pentru a evita eventuale sancțiuni din partea autorităților fiscale.

▶️ Află cele mai noi informații despre tichetele de masă. 

Impactul cheltuielilor nedeductibile asupra profitului impozabil

Cheltuielile nedeductibile au un impact direct asupra profitului impozabil al unei companii. Iată care sunt principalele efecte:

• Baza de impozitare crește: Cheltuielile nedeductibile nu pot fi scăzute din veniturile impozabile, ceea ce duce la un profit impozabil mai mare.
• Impozitul pe profit crește: Un profit impozabil mai mare înseamnă un impozit pe profit mai mare de plătit.
• Profitul net contabil scade: Impozitul pe profit mai mare reduce suma de bani rămasă la dispoziția companiei pentru investiţii sau plata dividende.

Pentru a înțelege mai bine acest impact, să luăm un exemplu:

O companie are venituri de 1.000.000 lei și cheltuieli de 800.000 lei, dintre care 50.000 lei sunt cheltuieli nedeductibile. Calculul profitului impozabil arată astfel:

Profit contabil = Venituri totale - Cheltuieli totale = 1.000.000 - 800.000 = 200.000 lei

Profit impozabil = Profit contabil + Cheltuieli nedeductibile = 200.000 + 50.000 = 250.000 lei

Impozit pe profit (16%) = 250.000 * 16% = 40.000 lei

Dacă nu ar fi existat cheltuielile nedeductibile, impozitul pe profit ar fi fost de 32.000 lei (16% din 200.000 lei). Prin urmare, cheltuielile nedeductibile au dus la o creștere a impozitului pe profit cu 8.000 lei în acest caz. Acest exemplu ilustrează simplist dar clar modul în care cheltuielile nedeductibile pot afecta profitul net al unei companii.

Exemplu practic de calcul al cheltuielilor de protocol nedeductibile

Cheltuielile de protocol sunt deductibile parțial, în limita a 2% dintr-o anumită bază de calcul. Să vedem un exemplu:

O companie are următoarele date financiare pentru un an fiscal:

• Profit contabil: 1.000.000 lei
• Cheltuieli cu impozitul pe profit: 160.000 lei
• Cheltuieli de protocol: 30.000 lei

Calculul se face astfel:

1. Se calculează baza pentru limita de 2%:
   Baza = Profit contabil + Cheltuieli cu impozitul pe profit + Cheltuieli de protocol
   Baza = 1.000.000 + 160.000 + 30.000 = 1.190.000 lei
2. Se aplică limita de 2% la baza calculată:
   Limita deductibilă = 1.190.000 * 2% = 23.800 lei
3. Se determină cheltuielile de protocol nedeductibile:
   Cheltuieli nedeductibile = Cheltuieli totale de protocol - Limita deductibilă
   Cheltuieli nedeductibile = 30.000 - 23.800 = 6.200 lei

În acest exemplu, din totalul de 30.000 lei cheltuieli de protocol, 23.800 lei sunt deductibile, iar 6.200 lei sunt considerate cheltuieli de protocol nedeductibile, care vor fi adăugate la calculul profitului impozabil. Acum că am văzut un exemplu concret, să explorăm strategiile de optimizare fiscală pe care le poți aplica în contextul cheltuielilor nedeductibile.

Strategii de optimizare fiscală în contextul cheltuielilor nedeductibile

Pentru a-ți îmbunătăți situația fiscală în legătură cu cheltuielile nedeductibile, poți folosi aceste strategii:

• Verifică cu atenție toate cheltuielile pentru a identifica corect cele nedeductibile și a le separa de cele deductibile.
• Stabilește proceduri interne clare pentru a clasifica și înregistra cheltuielile dar şi politici contabile şi fiscale.
• Asigură-te că personalul contabil și financiar este la curent cu legile privind cheltuielile nedeductibile prin achiziţionarea unui abonament legislativ şi participarea la cursuri de fiscalitate.
• Folosește un sistem informatic bun pentru contabilitate, care să te ajute să clasifici automat cheltuielile.
• Planifică bine cheltuielile de protocol și sociale, astfel încât să nu depășești limitele legale pentru deductibilitate.
• Păstrează documente justificative complete, contractul şi factura  pentru toate cheltuielile. O procedură de arhivare este importanta.
• Vezi dacă poți transforma anumite cheltuieli nedeductibile în cheltuieli deductibile (de exemplu, înlocuind amenzile sau penalităţile cu investiții în sisteme care să asigure respectarea regulilor).
• Urmărește constant modul în care cheltuielile nedeductibile afectează impozitul pe profit, pentru a estima corect taxele și a găsi din timp modalități de a optimiza situația.

De asemenea, poți cere sfatul unui consultant fiscal pentru o analiză detaliată a situației tale, pentru a găsi modalități legale de optimizare și pentru a te ajuta să implementezi proceduri interne eficiente. Implementarea acestor strategii te poate ajuta să minimizezi impactul negativ al cheltuielilor nedeductibile asupra profitului impozabil.

Consecințe ale clasificării eronate a cheltuielilor nedeductibile

Dacă nu clasifici corect cheltuielile nedeductibile, pot apărea probleme de tipul:

• Profitul impozabil poate fi mai mic decât ar trebui, ceea ce înseamnă că vei plăti un impozit pe profit mai mic decât cel legal.
• Autoritățile fiscale pot recalcula impozitul pe profit în urma unui control.
• Vei plăti dobânzi (0,02% pe zi) și penalități de întârziere (0,01% pe zi) pentru diferențele de impozit găsite.
• Poți primi amenzi dacă greșeala se repetă, deoarece poate fi considerată evaziune fiscală.
• Va trebui să modifici situațiile financiare pentru perioadele afectate, ceea ce va schimba modul în care arată performanța companiei tale.

Pentru a evita aceste probleme, este important să ai proceduri interne stricte pentru a analiza și clasifica cheltuielile, să instruiești personalul contabil și să verifici regulat modul în care sunt clasificate cheltuielile. 

Înțelegerea și gestionarea corectă a cheltuielilor nedeductibile sunt esențiale pentru a optimiza aspectele fiscale și financiare ale oricărei companii. Prin aplicarea unor strategii eficiente de gestionare a acestor cheltuieli, poți reduce impactul negativ asupra profitului impozabil și poți evita eventuale probleme cu autoritățile fiscale. Este important să ții o evidență precisă, să respecți legile și să ceri sfatul specialiștilor fiscali atunci când este necesar.

O abordare proactivă în gestionarea cheltuielilor nedeductibile te poate ajuta să optimizezi legal impozitul pe profit și să îmbunătățești performanța financiară a companiei tale. Nu uita să consulți periodic legislația fiscală actualizată și să te adaptezi la eventualele modificări legislative pentru a asigura conformitatea și eficiența fiscală a afacerii tale.

Referințe:
https://www.mfinante.gov.ro/static/10/Mfp/legislatie/cod_fiscal

https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Cod_fiscal_norme_2023.htm