Bilanț contabil - ce este, ce conține și cum reflectă beneficiile extrasalariale ale angajaților

Pe lângă aceste elemente clasice, în ultimii ani au cântărit tot mai mult și beneficiile extrasalariale oferite angajaților – carduri de masă, carduri de vacanță sau carduri cadou. Ele nu sunt doar avantaje pentru echipă, ci și cheltuieli care trebuie reflectate corect în contul de profit şi pierdere, respectiv bilanț, astfel încât să ai o situație financiară clară și să respecți reglementările fiscale.

De aceea, modul în care aceste beneficii apar în bilanț influențează direct cheltuielile cu personalul și profitul brut. Te invităm să afli mai multe despre bilanțul contabil și legătură sa cu beneficiile extrasalariale.

Rezumat:

1. Bilanțul contabil reflectă nu doar activele, pasivele și capitalurile proprii, ci și cheltuielile cu personalul, ca elemente ale rezultatului contabil, unde sunt incluse beneficiile extrasalariale precum cardurile de masă, cardurile de vacanță și cardurile cadou.
2. Aceste beneficii influențează profitul contabile prin înregistrarea lor in cheltuielile operaționale și care pot fi deductibile fiscal doar dacă respectă condițiile și plafoanele prevăzute de Codul Fiscal.
3. O evidență corectă și transparentă a beneficiilor extrasalariale în bilanț asigură conformitatea cu legislația fiscală și contribuie la optimizarea sarcinii fiscale a companiei.

Ce înseamnă bilanțul contabil, ce conține și cum se reflectă beneficiile extrasalariale în structura sa?

Prin definiție, bilanțul contabil este inventarul oficial al activelor și pasivelor unei companii, întocmit pentru o perioadă determinată (trimestrial, semestrial sau anual), al patrimoniului entităţii, în limbajul profesional. Practic, arată ce deține firma și ce datorează, oferind o imagine de ansamblu asupra situației economice. Acest document nu trebuie confundat cu balanța contabilă, fiind mai degrabă o „radiografie” financiară a afacerii.

În funcție de dimensiunea companiei, pot exista două forme de raportare:

• bilanț contabil simplificat - destinat întreprinderilor mici și mijlocii;
• bilanț contabil de bază - utilizat de firmele mari, unde raportarea este mai complexă.

Structura bilanțului se prezintă sub forma unui tabel care include:

• activele - resursele afacerii, împărțite în circulante (numerar, stocuri, creanțe) și imobilizate (echipamente, clădiri, brevete, investiții pe termen lung);
• pasivele - datoriile firmei, pe termen scurt (furnizori/creditori, salarii, impozite) sau lung (credite, obligațiuni);
• capitalurile proprii – sursele de finanțare provenite de la acționari (sau activul net, respectiv capitalul social+rezerve+prime+rezultatul exerciţiului/lor).

În cadrul cheltuielilor cu personalul, un rol important îl au și beneficiile extrasalariale oferite angajaților. Printre cele mai utilizate se numără:

• cardurile de masă;
• cardurile cadou;
• cardurile de vacanță;
• sau pachetele flexibile de beneficii, cum sunt cele din platforma MyBenefits.

Aceste avantaje, reglementate de Codul Fiscal, se reflectă în rezultatul exerciţiului, respectiv în bilanț sub forma unor cheltuieli cu personalul. În anumite condiții, ele pot fi deductibile fiscal, ceea ce înseamnă că reduc baza impozabilă și influențează direct rezultatul exerciţiului distribuibil.

Astfel, bilanțul contabil nu este doar o simplă raportare, ci un instrument care îți arată impactul deciziilor privind recompensarea angajaților și cum acestea contribuie atât la stabilitatea financiară, cât și la atractivitatea firmei pe piața muncii.

Structura și modul de înregistrare a beneficiilor extrasalariale în bilanțul contabil

Structura bilanțului contabil are la bază principiul echilibrului dintre activ și pasiv. Cu alte cuvinte:

Activ total = Pasiv total (capitaluri proprii + datorii)

Activul

Reprezintă resursele economice de care dispune compania și se împarte în două categorii:

• active imobilizate - clădiri, terenuri, echipamente, investiții pe termen lung;
• active circulante - numerar, stocuri, creanțe, investiții pe termen scurt
• Cheltuieli în avans.

Activele imobilizate se finanțează, de regulă, din capitaluri proprii și datorii pe termen lung, în timp ce activele circulante sunt susținute de datorii pe termen scurt. Împărțirea permite o evaluare clară a capacității de plată și a gradului de îndatorare al firmei.

Pasivul

Include atât capitalurile proprii, adică sursele de finanțare provenite de la acționari, cât și datoriile - împărțite în scadente pe termen scurt sau lung. Cu alte cuvinte, bilanțul oferă o imagine fidelă a obligațiilor și a resurselor disponibile.

Beneficiile extrasalariale și impactul lor asupra bilanțului contabil

Cheltuielile cu personalul - în care intră și beneficiile extrasalariale (carduri de masă, carduri de vacanță, carduri cadou) - se înregistrează în cheltuielile operaționale și influențează direct contul de profit și pierdere. Ele reduc profitul net, dar fac parte din costurile necesare desfășurării activității.

În anumite condiții prevăzute de Codul Fiscal, aceste beneficii pot fi deductibile fiscal, ceea ce reduce baza impozabilă și contribuie la optimizarea rezultatelor financiare.

Prin urmare, modul în care compania gestionează cheltuielile cu beneficiile extrasalariale poate să mențină un echilibru financiar sănătos, să îmbunătățească retenția angajaților și, în același timp, să susțină competitivitatea firmei.

Tipuri de beneficii extrasalariale și tratamentul lor contabil

Beneficiile extrasalariale nu sunt doar o formă de recompensare a angajaților, ci și instrumente fiscale care influențează direct situația contabilă și rezultatele financiare ale companiei. Cele mai utilizate sunt:

• Cardurile de masă - se înregistrează sub formă de cheltuieli cu personalul la momentul achiziționării sau încărcării. Ele reduc profitul brut și devin deductibile fiscal doar dacă respectă condițiile prevăzute de Codul Fiscal (ex. limite valorice zilnice).
• Cardurile de vacanță - considerate cheltuieli deductibile în limita plafonului anual stabilit prin lege. În contabilitate, valoarea lor intră în cheltuielile operaționale și impactează rezultatul contabil.
• Cardurile cadou - au reguli fiscale mai stricte. Sunt deductibile numai în anumite situații (de exemplu, oferite cu ocazii speciale recunoscute legal) și doar în limitele valorice permise de legislație.

Pentru ca aceste beneficii să fie recunoscute ca deductibile fiscal, trebuie respectate câteva principii fundamentale:

• încadrarea în plafoanele legale stabilite anual;
• acordarea pe criterii obiective și, de regulă, în mod egal pentru angajați;
• existența unei documentații justificative clare (contracte, decizii interne, facturi).

Dacă aceste condiții nu sunt respectate, cheltuielile devin nedeductibile fiscal, ceea ce înseamnă creșterea bazei impozabile și, implicit, a impozitului pe profit. Așadar, gestionarea corectă a acestor beneficii are un impact dublu: sprijină retenția și motivarea angajaților, dar și optimizează sarcina fiscală a firmei.

Cine este responsabil de evidențierea beneficiilor extrasalariale în bilanțul contabil?

Responsabilitatea pentru evidențierea corectă a beneficiilor extrasalariale în bilanțul contabil revine contabilului sau departamentului financiar al firmei. În practică, multe companii aleg să colaboreze cu firme de contabilitate specializate, care gestionează aceste înregistrări conform normelor contabile și fiscale.

Raportarea bilanţului se face în mai multe etape, în funcție de perioada de raportare a situaţiilor financiare:

• lunar, pentru evidența curentă și controlul fluxului de numerar, prin lege fiind obligatorie doar închiderea balanţei de verificare;
• trimestrial, în cazul raportărilor intermediare și al analizelor interne, legal nu există o obligaţie de raportare;
• semestrial, pentru scopuri statistice, şi doar entităţile care au înregistrat în exerciţiul financiar precedent o cifră de afaceri mai mare de 1 milion euro;
• anual, pentru întocmirea și depunerea pachetului de situaţii financiare la ANAF.

Contabilul are obligația de a înregistra cronologic și sistematic toate cheltuielile cu personalul, inclusiv cardurile de masă, cardurile de vacanță și cardurile cadou, astfel încât bilanțul să reflecte fidel situația financiară a companiei.

Angajatorul trebuie să furnizeze documentele justificative (facturi, contracte, decizii interne, etc), iar dacă serviciile contabile sunt externalizate, răspunderea pentru corectitudinea datelor transmise rămâne la firmă.

Rolul departamentului financiar-contabil nu se limitează doar la înregistrarea cheltuielilor. Este esențială și verificarea respectării condițiilor de deductibilitate fiscală, precum și urmărirea modificărilor legislative care pot influența tratamentul contabil al beneficiilor.

Procesul de înregistrare și raportare a beneficiilor extrasalariale în bilanțul contabil

Procesul de înregistrare a beneficiilor extrasalariale în bilanțul contabil presupune mai multe etape care trebuie parcurse riguros pentru a respecta normele contabile și fiscale:

• Colectarea documentelor justificative - facturile de achiziție, contractele cu furnizorii de beneficii (ex. carduri de masă, carduri de vacanță, carduri cadou) și evidența nominală a angajaților care primesc aceste beneficii. Din punct de vedere legal, documentele constituie fundamentul pentru recunoașterea cheltuielilor.
• Înregistrarea contabilă propriu-zisă - cheltuielile cu personalul se înregistrează prin debitarea conturilor corespunzătoare, în paralel cu creditarea conturilor de furnizori sau de disponibilități bănești. Pentru o evidență clară, cheltuielile deductibile se notează distinct, astfel încât să poată fi urmărit impactul asupra calculului impozitului pe profit.
• Determinarea deductibilității fiscale - fiecare tip de beneficiu are reguli precise:
  • cardurile de masă → deductibile în limita plafonului zilnic prevăzut de Codul Fiscal;
  • cardurile de vacanță → deductibile în limita anuală stabilită prin lege;
  • cardurile cadou → deductibile doar pentru ocazii speciale și în plafonul valoric permis de legislație.
    Verificarea respectării acestor limite este esențială pentru a evita recalificarea cheltuielilor ca nedeductibile.
• Asigurarea ca aceste beneficii sunt cuprinse în contractul de muncă individual/ colectiv și/sau în regulamentul Intern.

Impactul financiar este dublu: pe de o parte, beneficiile extrasalariale reduc profitul brut prin includerea lor în cheltuielile operaționale; pe de altă parte, tratamentul fiscal favorabil poate compensa această diminuare prin economii la impozitul pe profit.

Rezumând cele expuse mai sus, raportarea finală în bilanț trebuie să redea fidel cheltuielile efectuate și efectele lor fiscale, oferind o imagine clară asupra modului în care politica de beneficii extrasalariale influențează sănătatea financiară a companiei.

Reflectarea beneficiilor extrasalariale la depunerea bilanțului contabil la ANAF

La depunerea pachetului de situaţii financiare, respectiv şi a bilanțului, la ANAF, beneficiile extrasalariale trebuie înregistrate clar și distinct în categoria cheltuielilor cu personalul. Vorbim aici de cardurile de masă, cardurile de vacanță sau cardurile cadou, care trebuie înregistrate astfel încât să fie ușor de urmărit și de verificat.

Pentru o raportare corectă, fiecare firmă trebuie să se asigure că are la dosar documentele justificative: facturile de achiziție, contractele încheiate cu furnizorii și evidența nominală a salariaților care au primit aceste beneficii. Toate aceste documente trebuie organizate logic, astfel încât inspectorii ANAF să poată verifica rapid tranzacțiile.

În timpul controalelor fiscale, autoritățile verifică dacă s-au respectat plafoanele prevăzute de Codul Fiscal și condițiile de acordare. Dacă lipsesc documente sau dacă limitele au fost depășite, cheltuielile pot fi reclasificate ca nedeductibile.

Avantajul unei raportări corecte este semnificativ: beneficiile extrasalariale deductibile reduc baza de calcul pentru impozitul pe profit și aduc economii reale companiei. Practic, printr-o evidență atentă și transparentă, firma se bucură atât de loialitatea angajaților, cât și de optimizarea fiscală.

În concluzie, beneficiile extrasalariale precum cardurile de masă, cardurile de vacanță și cardurile cadou reprezintă atât un instrument de motivare a angajaților, cât și un element cu impact contabil și fiscal important. Prin integrarea lor corectă în bilanț, companiile pot gestiona eficient cheltuielile cu personalul, pot susține profitul brut și pot valorifica avantajele fiscale oferite de legislație.